另外，如果您认为没有那么多时间用于清理办公桌，那您就大错特错了。您只需化费两、三个小时（据我们估计，很少有超过这些时间的），而投入这些时间绝对值得。事后您的头脑会变得更加清醒，感觉会好得多，“损失的时间”一定会夺回来。
“四分法”这一方法被看作是多位美国总统的工作秘密，并作为一项“铁腕方法”流行起来。这是一种针对紧急情况的简单方法：
在一张空桌子（不是您正在用的桌子，而是另外找一张）或者是地板上，按顺时针方向划分出四块地方。然后果断地清理干净您的办公桌，一张纸都不让它留下！您的态度要坚定，注意力不能分散，并且要相信，在经过了“万事开头难”的阶段之后，您一定会得到创造的快乐和充沛的精力。
现在详细介绍“四分法”的用途：
1。丢弃
在第一个四分之一的地方存放您准备丢弃的东西，最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是些多余的、用不着您今后再处理的：
（1）废弃的草稿纸；
（2）一个星期前的旧报纸；
（3）一年之前的旧目录；
（4）已经没有您需要的文章的旧杂志；
（5）不能用的旧圆珠笔；
（6）过期的、或者是三年前的旧地图，以及您在两年内不会去的国家或地区的地图；
（7）中学或大学时代的资料；
（8）旧的圣诞卡；
（9）孩提时代的图画中的一半（特别好的除外，它们的价值还会提升）；
（10）去年的挂历；
（11）您从来都没有使用过的烹调用书；
（12）您已经扔掉的电器的使用说明书；
（13）过期的或已经没用的保修证书。
您一定很惊讶有这么多没用的东西。
2。可交给别人处理的资料
第二个四分之一的地方容纳您可以转给别人去处理的文件。如果您是美国总统并有白宫的工作人员可以使用，当然这时会倍感方便。也许在您的办公桌上有许多您不愿麻烦别人，而想自己能够很快处理的“小事”。在清理工作中您必须改变自己的这个习惯，实行严密的工作分工。您应该利用一切可以利用的人——同事、家人、做小时工的大学生，也可以找个专门提供办公室服务的公司帮忙。
3。重要资料
在第三个四分之一的地方存放最近必须由您亲自处理的文件。只有您自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该怎样处理。这堆文件需要您特别关注。
4。奇效
第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些您在清理过程中马上就可以通过下述方式处理的文件：
（1）打电话。您可以马上通过电话解决问题，尽管这些事情本来是通过文字方式解决的。如果电话打不通，则把相应的文件放入需要待处理的重要文件之中（第三个四分之一的地方）。
（2）发传真。在原来的文件上加以批示后再传回给发件人（如果对方没有传真就发信）。
（3）存档。立刻将文件放到它应该放进的文件夹中，或者活动文件柜的相应格层中。
5。“铁腕方法”的使用规则
如果能够严格遵守下述简单的规则，“四分法”会百试不爽：
不搞一个过渡的文件堆；
每份文件只处理一次；
不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。
经过了这样的“首次帮助行动”之后，您就可以自由地采取新的行动了。您有了一个自由的办公场地，曾经占据在那里的大堆文件、资料被清走了。现在您有精力来对付那些以“堆积”这种最糟糕的方法来管理的其他物品了。
众多文件的零乱不堪也会导你工作压力增大，下面我们再介绍几条清理文件的规则。
（1）建立可长期存放文件的卷宗夹
已经处理过的文件要及时从活动文件柜中清理出去，因为这里的空间是极其宝贵的。那些需要长期保留的文件不要放在活动文件柜中，而应放在一个卷宗夹里。所以每个活动文件夹至少要配一个相应主题的卷宗夹。没有保留价值的东西就扔进废纸篓。“完整的档案柜”总是最重要的!